Formatie organisatie

Structurele uitbreiding formatie organisatie
In deze kadernota vraagt het college bij verschillende programma’s om structurele uitbreiding van formatie. Hier leest u een samenvatting van de aanvragen. We hebben op korte termijn een uitdaging bij de huidige werkvoorraad en de voorbereiding van grote opgaves. We beschrijven eerst de grote opgaves die op ons afkomen die invloed hebben op de capaciteit van de organisatie. Daarna wat op dit moment nodig is om de huidige werkvoorraad aan te kunnen. Onderaan vatten we de voorstellen samen die u terugleest bij de verschillende programma’s.

Er komen grote opgaves op ons af
De komende jaren staan ons enorme opgaves te wachten. Enerzijds onder aanvoering van de rijksoverheid krijgen we een forse opgave uit het klimaatakkoord en anderzijds met onze eigen ambitie uit de Omgevingsvisie. Ook vinden we het belangrijk om huidige plannen en projecten (van onszelf of van initiatiefnemers) voortvarend op te pakken met oog voor participatie en communicatie. De nieuwe en huidige opgaves vragen om voldoende capaciteit. Capaciteit die we op dit moment onvoldoende hebben. Deels omdat we de afgelopen jaren hebben bezuinigd op de organisatie, deels omdat we te maken krijgen met forse nieuwe opgaves.

Klimaatakkoord
Bij de nieuwe opgaves zien we dat met name de energietransitie fors gaat versnellen. Bureau Andersson Elffers Felix heeft in september 2020 voor de Rijksoverheid en de Raad voor het Openbaar Bestuur onderzoek gedaan om de inzet van personeel in beeld te brengen. In totaal onderscheidt het rapport 28 nieuwe of (sterk) geïntensiveerde taken die we moeten gaan uitvoeren. Het rapport concludeert dat we tot 2030 gemiddeld 17 tot 19 fte nodig hebben. De rijksoverheid gaf eerder aan de kosten voor deze transitie te vergoeden. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) maakt zich hier ook sterk voor. Naast de personele inzet zijn er ook aanzienlijke materiële kosten, vooral voor technisch onderzoek. De taak met de meeste uitvoeringskosten is de wijkgerichte aanpak van de gebouwde omgeving. Dat komt omdat de verwachting is dat we uiteindelijk aan verschillende wijken tegelijk werken. De schaalgrootte van een ‘wijk’ is daarmee een van de belangrijke variabelen in het rapport. Een andere taak die relatief veel inzet vergt is (gemeentebrede) communicatie. We gaan ervan uit dat de inzet die we doen, vergoed wordt door de rijksoverheid. Voorstellen voor extra capaciteit komen mogelijk in 2021, maar dit is volledig afhankelijk van de bijdragen van de rijksoverheid.

De werkelijke stijging van het aantal fte bepalen we op het moment dat de vergoeding van de rijksoverheid duidelijk is. Voorlopig houden we rekening met € 100.000 voor kosten wanneer we daar ook een gelijke bijdrage van de overheid voor ontvangen. Dit budget is daarom neutraal verwerkt in de cijfers.

Extra inzet nodig voor planvorming Omgevingsvisie
De tweede grote opgave voor onze gemeente is de Omgevingsvisie. We schetsen de ambities en doelen voor de toekomst in de Omgevingsvisie. De ambities zijn hoog. We breiden de woningvoorraad uit met 3.800 woningen tot 2040. Voor onze plannen gaat het dus ook om een aanzienlijk aantal extra inwoners. Eenderde van de woningen komt in bestaande woonwijken, tweederde van de woningen bouwen we in nieuwe woonwijken. De komst van nieuwe woonwijken is gekoppeld aan de aanleg van randwegen en een tunnel onder het spoor.

Deze opgave is afhankelijk van de intensiteit en het tempo van de uitvoering van de plannen en vraagt extra capaciteit. Capaciteit die niet in de bestaande organisatie beschikbaar is. Om deze plannen op te pakken hebben we op termijn 3 tot 5 fte nodig. Denk hierbij aan projectleiding, expertise in grondzaken (voor verwerving, contractvorming), subsidies, verkeer en communicatie. Een deel van deze kosten kunnen we onderbrengen in een algemeen voorbereidingskrediet en een deel komt ten laste van de begroting. Een voorstel volgt in 2022.

Personele impact huidige werkvoorraad ruimtelijke plannen
Naast de ambities van de Omgevingsvisie hebben we een tekort aan capaciteit voor de huidige werkvoorraad. In 2020 maakten we een analyse en keken we naar de voorgaande jaren. De afgelopen 4 jaar huurden we steeds 1 tot 2 fte in om de werkzaamheden in het betreffende team uit te voeren. Het gaat om wijzigings- en bestemmingsplannen, aanpassingen naar aanleiding van de Omgevingswet, de voorbereiding van de uitvoering van de Omgevingsvisie om meer woningen te bouwen om aan een groeiende vraag te voldoen en de groeiende vraag van buiten. Ook vinden we het in Etten-Leur belangrijk om de participatie en communicatie bij deze plannen en projecten goed te organiseren. Uit onze analyse blijkt dat we een structureel tekort hebben. Op vragen en signalen vanuit uw raad hebben we reeds aangegeven dat we moeten voorzien in voldoende capaciteit. In deze kadernota nemen we 2 fte bij team Ruimte en Economie en 1 fte bij team Communicatie op om deze werkzaamheden structureel uit te voeren.

Capaciteitsbehoefte sociaal domein en beheer onderwijshuisvesting
Ook in het sociaal domein is extra inzet nodig. Door de toename van de werkzaamheden binnen het brede werkterrein van de Wmo (wonen, zorg, beschermd wonen en welzijn) vinden we het belangrijk om de formatie met een beleidsadviseur uit te breiden. Ook voorzien we in de toekomst een grotere rol voor de gemeente bij het behoud van kwalitatief goede onderwijshuisvesting. Daar maken we op dit moment nieuwe afspraken over. Nu we voorzien dat we een blijvend beroep op deze expertise moeten doen, stellen we voor de formatie met 0,5 fte uit te breiden en hiervoor een vaste medewerker te werven. Hierdoor kunnen we strakker te sturen op de beheerskosten van onderwijshuisvesting en zijn we in staat om in de toekomst deze taken goed in te vullen.

Conclusie
We zien grote nieuwe opgaves op ons afkomen, de uitvoering van het klimaatakkoord, de uitvoering van de Omgevingsvisie en de woningbouwopgave. Ook is de organisatie krap bezet op het gebied van duurzaamheid, ruimtelijke projecten en de bij deze onderwerpen behorende participatie en communicatie. Dat betekent dat we:

• een voorstel voor het klimaatakkoord verwachten in 2022 of 2023 over de definitieve capaciteit die we nodig hebben. We zijn hiervoor afhankelijk van de vergoeding vanuit de rijksoverheid. Wanneer al in 2021 budget toegekend wordt, dan volgt voor personele uitbreiding een voorstel;
• een voorstel voor de uitvoering van de omgevingsvisie voorbereiden in 2022 met een definitief beeld van de benodigde capaciteit en het voorbereidingskrediet;
• in programma 8 een uitbreiding voorstellen van 2 fte voor ruimtelijke plannen;
• in programma 0 een uitbreiding voorstellen van 1 fte voor communicatie. Deze capaciteit is verbonden aan extra inspanningen voor participatie en communicatie bij ruimtelijke plannen en andere beleidsterreinen;
• in programma 6 een uitbreiding voorstellen voor 1 fte voor team beleid samenleving;
• in programma 4 een uitbreiding voorstellen voor 0,5 fte voor het beheer schoolgebouwen.